TL;DR
Nota kontan masuk ke jurnal penerimaan kas jika dicatat dari sisi penjual, dan masuk ke jurnal pengeluaran kas jika dicatat dari sisi pembeli. Nota kontan adalah bukti transaksi jual beli tunai yang dibuat penjual dan diserahkan kepada pembeli. Lembar aslinya dipegang pembeli, salinannya disimpan penjual sebagai dasar pencatatan.
Banyak yang bingung saat pertama kali menangani pencatatan akuntansi perusahaan dagang, terutama soal nota kontan. Dokumen ini terlihat sederhana, tapi pertanyaan tentang jurnal mana yang tepat untuk mencatatnya sering muncul karena jawabannya tidak tunggal. Nota kontan masuk ke jurnal yang berbeda tergantung dari posisi siapa yang mencatat.
Apa Itu Nota Kontan
Nota kontan adalah bukti transaksi pembayaran yang dikeluarkan penjual kepada pembeli saat pelunasan dilakukan secara tunai. Karena pembayaran selesai di tempat tanpa menunggu jatuh tempo, dokumen ini juga sering disebut nota tunai. Berbeda dengan faktur yang dipakai untuk transaksi kredit, nota kontan hanya berlaku untuk transaksi yang langsung lunas saat itu juga.
Menurut HasMicro, nota kontan dibuat minimal dua rangkap: lembar asli diserahkan kepada pembeli sebagai bukti pembelian, sementara salinannya disimpan penjual untuk keperluan pencatatan dan arsip. Pembagian rangkap ini bukan sekadar formalitas, justru dari sinilah posisi pencatatan jurnal ditentukan.
Komponen yang wajib ada dalam nota kontan meliputi nama dan alamat toko atau perusahaan, nomor nota, tanggal transaksi, nama dan jumlah barang, harga satuan, serta total pembayaran. Tanpa salah satu komponen ini, nota bisa dianggap tidak lengkap sebagai bukti transaksi yang sah.
Nota Kontan Masuk ke Jurnal Mana
Dalam sistem akuntansi perusahaan dagang, nota kontan termasuk bukti transaksi eksternal karena melibatkan pihak di luar perusahaan. Bukti ini kemudian dicatat ke dalam jurnal khusus sesuai dengan jenis transaksinya. Nah, di sinilah posisi penjual dan pembeli menjadi penentu.
Dari Sisi Penjual: Jurnal Penerimaan Kas
Penjual yang menyerahkan nota kontan berarti baru saja menerima uang tunai dari pembeli. Transaksi ini menyebabkan kas bertambah dan pendapatan penjualan tercatat. Oleh karena itu, salinan nota kontan yang dipegang penjual menjadi dasar pencatatan di jurnal penerimaan kas (cash receipt journal).
Jurnal penerimaan kas memang dirancang untuk mencatat semua transaksi yang menghasilkan masuknya uang tunai ke perusahaan, termasuk dari penjualan tunai, pelunasan piutang, dan pendapatan lainnya. Penjualan dengan nota kontan masuk ke kategori penjualan tunai di jurnal ini.
Dari Sisi Pembeli: Jurnal Pengeluaran Kas
Pembeli yang menerima nota kontan asli justru baru saja mengeluarkan uang tunai untuk membeli barang. Kasnya berkurang dan persediaan atau akun pembelian bertambah. Karena itu, nota kontan asli yang dipegang pembeli menjadi dasar pencatatan di jurnal pengeluaran kas (cash disbursement journal).
Jurnal pembelian khusus digunakan hanya untuk pembelian secara kredit. Pembelian tunai dengan nota kontan tidak masuk ke jurnal pembelian, melainkan ke jurnal pengeluaran kas. Ini titik yang sering tertukar.
Contoh Pencatatan Nota Kontan
Misalkan Toko Berkah menjual barang dagangan kepada CV Sentosa secara tunai senilai Rp2.000.000. Penjual (Toko Berkah) menyerahkan nota kontan kepada pembeli (CV Sentosa). Berikut cara masing-masing pihak mencatat transaksi ini.
| Pihak | Jurnal | Debit | Kredit |
|---|---|---|---|
| Toko Berkah (penjual) | Jurnal Penerimaan Kas | Kas Rp2.000.000 | Penjualan Rp2.000.000 |
| CV Sentosa (pembeli) | Jurnal Pengeluaran Kas | Pembelian Rp2.000.000 | Kas Rp2.000.000 |
Contoh di atas menggunakan metode periodik. Jika perusahaan memakai metode perpetual, sisi debit untuk pembeli dicatat sebagai Persediaan Barang Dagang, bukan Pembelian. Pastikan Anda tahu metode mana yang dipakai perusahaan sebelum mulai mencatat.
Menurut Manajemen Keuangan Network, penjualan tunai dicatat dengan mendebit kas dan mengkredit akun penjualan. Formatnya konsisten di seluruh transaksi penerimaan kas, sehingga saat volume transaksi tinggi, pencatatan di jurnal penerimaan kas bisa dilakukan lebih cepat karena polanya berulang.
Kapan Nota Kontan Dicatat di Jurnal Umum
Jurnal khusus hanya dipakai oleh perusahaan dagang yang volume transaksinya cukup besar dan berulang. Untuk perusahaan kecil atau usaha yang belum menggunakan sistem jurnal khusus, semua transaksi termasuk yang bersumber dari nota kontan dicatat langsung di jurnal umum.
Prinsip pencatatannya tetap sama: jika menerima nota kontan sebagai penjual, sisi debit adalah kas dan sisi kredit adalah penjualan. Jika menerima nota kontan sebagai pembeli, sisi debit adalah pembelian atau persediaan dan sisi kredit adalah kas. Yang berbeda hanya wadahnya, bukan logika debit-kreditnya.
Transaksi yang bersumber dari nota kontan juga bisa masuk ke jurnal umum ketika sifatnya tidak berulang atau tidak masuk ke salah satu dari empat jurnal khusus yang biasa digunakan perusahaan dagang. Ini terjadi misalnya jika penjualan tunai yang bersangkutan melibatkan aset tetap, bukan barang dagangan rutin.
Kesalahan yang Sering Terjadi saat Mencatat Nota Kontan
Satu kesalahan yang paling sering muncul adalah memasukkan pembelian tunai dengan nota kontan ke jurnal pembelian. Jurnal pembelian khusus untuk transaksi kredit, bukan tunai. Jika pembelian dilakukan tunai dan nota kontan sudah di tangan, pencatatan yang benar adalah di jurnal pengeluaran kas.
Kesalahan lain adalah tidak memperhatikan siapa yang sedang mencatat. Mahasiswa akuntansi kerap lupa bahwa satu transaksi nota kontan menghasilkan dua pencatatan yang berbeda, tergantung dari sisi mana soal atau kondisi riilnya dilihat. Sebelum mencatat, pastikan dulu posisi Anda: penjual atau pembeli.
Nota kontan juga hanya berlaku untuk transaksi tunai. Jika pembayaran dilakukan secara kredit, dokumen yang digunakan adalah faktur, bukan nota kontan. Mencatat faktur kredit di jurnal penerimaan atau pengeluaran kas akan membuat laporan arus kas menjadi tidak akurat karena uang belum benar-benar berpindah tangan. Perhatikan jenis dokumennya sebelum menentukan jurnal yang tepat.
Dengan memahami posisi Anda dalam transaksi, nota kontan masuk ke jurnal yang tepat menjadi keputusan yang mudah. Penjual catat di jurnal penerimaan kas, pembeli catat di jurnal pengeluaran kas. Prinsip ini berlaku konsisten baik di jurnal khusus maupun jurnal umum.